Zagadnienie zaliczania wydatków na okulary korekcyjne do kosztów uzyskania przychodu pozostaje jednym z najbardziej kontrowersyjnych problemów podatkowych w Polsce, szczególnie przy rosnącym znaczeniu pracy przy komputerze. Istnieje wyraźne rozróżnienie pomiędzy pracodawcami zakupującymi okulary pracownikom a przedsiębiorcami nabywającymi okulary dla siebie. Organy podatkowe przyjmują, że okulary korekcyjne dla przedsiębiorcy to wydatek osobisty i nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W przeciwieństwie do tego okulary dla pracowników, spełniających określone kryteria, mogą stanowić taki koszt. Dodatkowo, przepisy BHP nakładają na pracodawców obowiązek zapewnienia okularów osobom pracującym przy monitorach ekranowych, co komplikuje interpretację podatkową.

Prawne podstawy kosztów uzyskania przychodu

Regulacje dotyczące kosztów uzyskania przychodu w Polsce określa ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Podstawowe zasady oceny wydatków przedstawiają się następująco:

• wydatek musi mieć związek z przychodami (bezpośredni lub pośredni),
• nie może mieć charakteru osobistego,
• nie może być wymieniony w wyłączeniach z art. 23 ustawy o PIT,
• musi być prawidłowo udokumentowany.

Organy podatkowe przyjmują restrykcyjną interpretację przepisów — w przypadku wątpliwości uznają wydatek za osobisty, chyba że podatnik jednoznacznie udowodni jego związek z działalnością gospodarczą. Dotyczy to przede wszystkim wydatków na ochronę zdrowia.

Obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia okularów

Podstawę prawną regulującą obowiązki pracodawców stanowi Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie BHP na stanowiskach z monitorami ekranowymi. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić okulary lub soczewki kontaktowe na podstawie zaleceń lekarskich po przeprowadzonych badaniach profilaktycznych.

Kryteria uprawniające do otrzymania okularów od pracodawcy są następujące:

• praca przy monitorze ekranowym przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy (minimum 4 godziny dziennie),
• dodatkowa regulacja od listopada 2024 r. obejmuje także szkła kontaktowe jako świadczenie,
• podstawą jest zaświadczenie lekarza wydane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.

Sposób realizacji obowiązku może polegać na bezpośrednim zakupie przez pracodawcę lub refundacji kosztów poniesionych przez pracownika.

Wydatki te bezpośrednio wynikają z przepisów prawa i są związane z zapewnieniem właściwych warunków pracy, dlatego spełniają kryteria zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu oraz uprawniają do odliczenia VAT.

Okulary dla przedsiębiorców — stanowisko organów

W przypadku zakupu okularów przez przedsiębiorcę, organy podatkowe jednoznacznie traktują taki wydatek jako osobisty, nawet jeśli okulary byłyby wykorzystywane wyłącznie do celów działalności gospodarczej.

Najważniejsze argumenty organów podatkowych w tej kwestii to:

• ochrona zdrowia przedsiębiorcy nie jest utożsamiana z działalnością gospodarczą,
• nabycie okularów jest niezależne od formy zatrudnienia czy źródła przychodu,
• okulary nie mają bezpośredniego wpływu na powstawanie przychodów — są wydatkiem osobistym,
• brak możliwości zaliczenia wydatków na wizyty okulistyczne, wymianę okularów oraz inne pokrewne koszty do kosztów podatkowych.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach podatkowych, np. interpretacja KIS z 18.01.2023 r. i 22.08.2023 r., które wykluczają taką możliwość nawet dla działalności wymagających intensywnej pracy przy komputerze.
Organy konsekwentnie odrzucają argumenty dotyczące wydajności pracy, zawodowego charakteru zakupu i nie widzą podstaw dla zmiany swojego stanowiska.

Aspekty VAT przy zakupie okularów korekcyjnych

Odliczenie VAT od zakupu okularów korekcyjnych jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy wydatek kwalifikuje się jako koszt firmowy. W praktyce przedsiębiorcy nie mają prawa do odliczenia VAT od zakupu okularów dla własnych potrzeb.

Najważniejsze zasady odliczania VAT:

• zakup musi być związany bezpośrednio z działalnością opodatkowaną VAT,
• okulary dla przedsiębiorcy traktowane są jako wydatek osobisty,
• pełne prawo do odliczenia VAT i ujmowania wydatku jako koszt uzyskania przychodu przysługuje pracodawcom zakupującym okulary spełniające wymogi BHP.

Przedsiębiorca ponosi więc pełny wydatek, łącznie z VAT, bez prawa do odliczenia. Dla kupujących specjalistyczne, drogie okulary kontrast kosztowy względem pracodawców refundujących okulary pracownikom może być znaczący.

Wyjątki i szczególne przypadki

Choć podejście organów do okularów korekcyjnych jest restrykcyjne, zdarzają się wyjątki:

• zakup okularów ochronnych, spełniających funkcję środka ochrony indywidualnej w pracy o wysokim ryzyku (np. BHP);
• wydatki na okulary wykorzystywane wyłącznie w ramach określonych czynności specjalistycznych, takich jak prace medyczne, laboratoryjne czy techniczne;
• wydatki uznane przez organy podatkowe w indywidualnych interpretacjach jako niezbędne do wykonywania określonej działalności (np. interpretacja KIS nr 0113-KDIPT2-1.4011.476.2023.1.KD).

Każdy przypadek wymaga jednak szczegółowego uzasadnienia, dokumentacji i często uzyskania własnej interpretacji podatkowej.

Interpretacje podatkowe i orzecznictwo

Organy podatkowe są niezmienne w podejściu do wydatków na okulary korekcyjne dla przedsiębiorców:

• wydatki traktowane są jako osobiste, niezależne od sposobu użytkowania okularów;
• kluczowym argumentem jest ochrona zdrowia, a nie powiązanie z przychodami z działalności;
• znaczna restrykcyjność – odmawia się uwzględnienia nawet szczególnych przypadków intensywnego wykorzystywania okularów w pracy;
• brak orzecznictwa sądowego wyłamującego się z tej linii interpretacyjnej.

Przedsiębiorcy najczęściej nie zaskarżają interpretacji z uwagi na niewielką wartość spornych wydatków.

Porównanie z innymi wydatkami medycznymi i zdrowotnymi

Polskie prawo podatkowe konsekwentnie traktuje wszystkie wydatki na ochronę zdrowia przedsiębiorcy jako osobiste (dotyczy to: okularów, wizyt lekarskich, zabiegów, operacji, rehabilitacji, leków, sprzętu medycznego).

Dla porównania, wydatki na zdrowie i bezpieczeństwo pracowników można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, np.:

• pakiety medyczne dla pracowników,
• badania profilaktyczne,
• szczepienia,
• wydatki na poprawę warunków pracy.

Jednak dla przedsiębiorców katalog wydatków osobistych obejmuje nawet pakiety medyczne, które nie mogą być rozliczane jako koszty działalności.
Ta asymetria między wydatkami na rzecz przedsiębiorcy i pracowników budzi wątpliwości co do spójności systemu podatkowego.

Perspektywy zmian i rekomendacje dla przedsiębiorców

Coraz częściej postulowana jest liberalizacja obecnych przepisów dotyczących okularów korekcyjnych dla przedsiębiorców, zwłaszcza w warunkach pracy zdalnej i powszechnej pracy przy komputerze. Możliwe propozycje zmian to:

• wprowadzenie limitowanych kwotowo wydatków na okulary, które można byłoby rozliczać w kosztach niezależnie od funkcji okularów;
• uzależnienie możliwości rozliczenia kosztu od zaświadczenia lekarskiego o konieczności używania okularów przy pracy,
• wprowadzenie analogicznych kryteriów jak dla pracowników (np. minimalna liczba godzin pracy przed monitorem),
• uproszczenie procedur poprzez jednoznaczne uregulowanie tych kwestii w przepisach.

Do czasu ewentualnych zmian każdy przedsiębiorca powinien starannie dokumentować charakter wydatków i w razie potrzeby uzyskać indywidualną interpretację podatkową, szczególnie w przypadku okularów specjalistycznych.

Dodatkowo przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółek mogą rozważyć wypłacanie sobie świadczeń pracowniczych na zasadach ogólnych, podobnie jak inni pracownicy, co czasem daje korzystniejsze możliwości podatkowe.

Międzynarodowe porównania

W niektórych krajach europejskich (np. Niemcy, Austria, Holandia, Czechy, Słowacja) jest możliwość uznania okularów za koszt uzyskania przychodu, jeśli spełniają określone kryteria — np. wyłączne wykorzystanie okularów do celów zawodowych lub do pracy wymagającej precyzyjnej korekcji wzroku. Najbardziej liberalne podejście spotyka się w sytuacjach, gdy udokumentowano, że okulary są niezbędnym narzędziem pracy.

Systemy te charakteryzują się stosowaniem elastycznych kryteriów i jasnych zasad weryfikacji, dzięki czemu wydatki są rozliczane obiektywnie, a interpretacje są spójne.

Praktyczne aspekty dokumentowania i księgowania

Przedsiębiorcy planujący rozliczać wydatek na okulary w kosztach podatkowych powinni zadbać o:

• uzyskanie kompletnej faktury VAT na firmę ze specyfikacją celu zakupu,
• dokumentację techniczną wydatku w przypadku okularów ochronnych lub specjalistycznych,
• prowadzenie ewidencji wykorzystania okularów w pracy,
• przechowywanie dokumentacji medycznej (jeśli jest wymagana w przypadku okularów ochronnych),
• ostrożność przy księgowaniu wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz korzystanie z kont wydatków niestanowiących kosztów podatkowych w razie braku interpretacji podatkowej.

Prawidłowa dokumentacja i ostrożność przy księgowaniu są kluczowe dla zminimalizowania ryzyka podatkowego.

Wnioski

Sytuacja podatkowa przedsiębiorców kupujących okulary korekcyjne dla siebie jest znacząco mniej korzystna niż w przypadku pracodawców zapewniających okulary pracownikom spełniającym kryteria BHP. Możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych oraz prawo do odliczenia VAT przysługuje praktycznie wyłącznie pracodawcom w określonych sytuacjach.

Przedsiębiorcy są zobligowani do szczególnej ostrożności przy dokumentowaniu i rozliczaniu takich wydatków. Zaleca się każdorazowe występowanie o indywidualną interpretację w sytuacjach nietypowych lub dotyczących okularów o specjalistycznym charakterze.

Obecny stan prawny charakteryzuje się wysoką restrykcyjnością wobec przedsiębiorców, co często ocenia się jako nieadekwatne do realiów współczesnej pracy i może wymagać zmian legislacyjnych, dostosowanych do dynamicznych warunków rynku pracy.