Czy można rozliczyć duplikat faktury w księgowości online?

Duplikat jest jednakową kopią, którą sporządza się między innymi dla faktur. Ma to miejsce wówczas, gdy kupujący wnioskuje do sprzedającego o wystawienie duplikatu faktury, ponieważ jej oryginał uległ zniszczeniu lub zaginął. Jak powinna zostać rozliczona taka faktura i czy duplikat można rozliczyć w księgowości internetowej?

Duplikat faktury w praktyce

Sprzedający na prośbę kupującego może wystawić duplikat faktury, jeśli oryginał dokumentu potwierdzającego dokonanie zakupu produktu lub usługi, uległ zniszczeniu bądź zaginął. Duplikat faktury traktowany jest na równi z oryginałem faktury, ponieważ zawiera dokładnie te same dane jak faktura pierwotna. Powinien być jedynie opatrzony dla rozróżnienia z oryginałem lub kopią dokumentu, dopiskiem „DUPLIKAT” oraz datą jego wystawienia.

Duplikaty można wystawiać ręcznie lub z wykorzystaniem programów księgowych online. W księgowości internetowej łatwiej tego dokonać, ponieważ wzór wcześniejszej, oryginalnej faktury znajduje się w pamięci programu i zawsze można go wygenerować na nowo jako duplikat.

Jak rozliczyć duplikat faktury?

Zasady rozliczania duplikatu faktury mogą być różne, w zależności od tego, czy:

• oryginał faktury nie dotarł w ogóle do kupującego, bądź zaginął zanim został zaksięgowany;
• oryginał faktury został zaksięgowany u kupującego, a następnie zaginął lub uległ zniszczeniu.

Jeśli faktura została już wprowadzona do pamięci programu do księgowania online, a nabywca towaru lub usługi dokonał odliczenia podatku VAT naliczonego, a następnie dokument uległ zniszczeniu lub zaginął, otrzymany duplikat faktury będzie jedynie potwierdzeniem zaewidencjonowania operacji. Wystarczy wpiąć go w odpowiednie miejsce starej, oryginalnej faktury i gotowe. Moment odliczenia VAT naliczonego w takim momencie nie ulegnie zmianie. Duplikat nie będzie jednocześnie wymagał dodatkowego ewidencjonowania w księgowości internetowej.

W przypadku, gdy nie doszło jeszcze do odliczenia podatku VAT naliczonego, ani faktura oryginalna nie została zaewidencjonowana, wówczas wystawiony duplikat będzie traktowany tak, jak oryginał faktury. Powinien on zostać ujęty w ewidencji zakupu na takich samych zasadach, jakie byłyby właściwe dla oryginału, ale dopiero w dacie wystawienia duplikatu. W samych rozliczeniach w księgowości online niewiele to zmienia. Modyfikacji ulegnie termin odliczenia VAT, ponieważ przypadnie on na okres, w którym otrzymano duplikat bądź na jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

W analogiczny sposób należy postępować w przypadku rozliczeń z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych.