Czy można anulować wystawioną fakturę?

Wystawienie faktury powinno być uzasadnione zaistnieniem zdarzenia gospodarczego – dokonania dostawy towarów, sprzedaży produktów lub świadczenia usług. Tymczasem zdarza się, że przedsiębiorca wystawia fakturę, ale nie dochodzi finalnie do faktycznego wykonania usługi lub sprzedaży towaru. Faktura pozostaje w dokumentacji przedsiębiorstwa i nie jest przekazywana kontrahentowi. Czy można ją anulować?

Warunki anulowania faktury

Aby można było anulować fakturę musi być spełnionych kilka warunków jednocześnie:

• nie doszło do wykonania usługi lub sprzedaży towaru,
• faktura nie została przekazana klientowi,
• dokumenty nie trafił do obiegu prawnego.

Jeśli wszystkie trzy czynniki są spełnione, anulowanie faktury będzie możliwe po jej wystawieniu. Także w przypadku zauważenia przed wysyłką faktury błędów w jej treści można dokonać anulacji. Będzie ona dopuszczalna, gdy klient odmówił przyjęcia przesyłki lub wróciła ona do firmy nie trafiając w ręce odbiorcy, np. z uwagi na nieprawidłowy adres.

Jeśli powodem anulowania faktury są błędne informacje zamieszczone w niej, można ją zniszczyć wraz z kopią oraz ponownie wystawić dokument, korzystając z tego samego numeru faktury.

Gdy błąd został dostrzeżony już po wystawieniu dokumentów z kolejnymi numerami, błędnej faktury nie niszczy się, ale jej treść przekreśla się oraz umieszcza na niej adnotację „anulowania dnia… z powodu…”. Anulowana faktura powinna być przechowywana w dokumentacji firmowej.

Faktura w obrocie prawnym

Jeśli faktura trafiła już do obrotu prawnego, czyli została zaksięgowana, w praktyce nie ma możliwości jej anulowania. Oznacza to, że dokument został nie tylko przekazany nabywcy towaru lub usługi, ale i zaakceptował on uzyskaną fakturę. Taki dokument nie podlega anulacji, a jedynie można go skorygować.  Przekazanie faktury do obrotu prawnego w rzeczywistości oznacza przekazanie jej kontrahentowi, partnerowi biznesowemu czy klientowi, na rzecz których dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług.

Zwrot towaru

Wiele firm prowadzi obecnie działalność handlową na odległość, wysyłając zakupione np. za pośrednictwem strony internetowej towary do klienta pocztą lub kurierem. W takim przypadku klient może odmówić przyjęcia przesyłki lub wróci ona do firmy z powodu złego zaadresowania. W obu przypadkach dopuszczalna jest anulacja faktury, ale nie można utożsamiać ich z procesem zwrotu towaru. W przypadku sprzedaży wysyłkowej prawem klienta jest rezygnacja z zakupu i zwrot towaru bez podania przyczyny w ciągu 14 dni. W takiej sytuacji towar wraca do sprzedającego, który wystawił uprzednio fakturę zakupu. Taki dokument nie będzie podlegał już anulowaniu, a jedynie będzie można go skorygować.