Zagadnienie zaliczania kosztów sądowych do kosztów uzyskania przychodu to jeden z najbardziej złożonych i kontrowersyjnych tematów polskiego prawa podatkowego. Analiza dostępnych źródeł prawnych, orzecznictwa sądowego oraz interpretacji organów podatkowych wskazuje na brak jednoznacznych rozstrzygnięć, co skutkuje wielością interpretacji w zależności od konkretnego stanu faktycznego.

Kluczowe znaczenie w ocenie, czy koszty sądowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, ma związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiąganiem przychodów przez podatnika. Fakt przegrania sporu sądowego nie wyklucza automatycznie takiego zaliczenia.

W praktyce organy podatkowe analizują każdy przypadek indywidualnie, biorąc pod uwagę specyfikę działalności gospodarczej, charakter sporu sądowego, okoliczności jego powstania, a także realne podstawy do zakładania korzystnego rozstrzygnięcia dla podatnika.

Bardzo istotne jest prawidłowe udokumentowanie poniesionych kosztów oraz racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie ich związku z prowadzoną działalnością.

Podstawy prawne kosztów uzyskania przychodu

Najważniejsze akty prawne dotyczące kosztów uzyskania przychodu to ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Według art. 22 ustawy o PIT i art. 15 ustawy o CIT, koszty uzyskania przychodów to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyłączeniem tych wskazanych jako niestanowiące kosztów podatkowych.

Interpretacja kosztów uzyskania przychodu wymaga odróżnienia dwóch typów wydatków:

• wydatków ponoszonych bezpośrednio w celu osiągnięcia przychodów,
• wydatków ponoszonych w celu zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów,
• wydatków mających charakter ogólny, a związanych z funkcjonowaniem działalności gospodarczej.

Koszty sądowe bardzo często będą należeć do tej drugiej kategorii – służą zabezpieczeniu interesów majątkowych i działalności firmy.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi on być uzasadniony pod względem racjonalności gospodarczej oraz ekonomicznej (proporcjonalność kosztów do spodziewanych korzyści lub unikniętych strat).

Właściwe udokumentowanie wydatków stanowi obligatoryjny warunek podatkowy – konieczne jest posiadanie faktur od pełnomocników, dowodów opłat sądowych czy orzeczeń sądowych oraz dokumentacji wykazującej związek kosztów z działalnością (np. umowy, korespondencja handlowa).

Klasyfikacja kosztów sądowych

Koszty sądowe mogą przyjmować różne formy, zależnie od charakteru i celu postępowania:

• opłaty sądowe – wydatki na rzecz Skarbu Państwa, związane z wniesieniem pisma procesowego lub inną czynnością procesową;
• koszty zastępstwa procesowego – honoraria zawodowych pełnomocników (adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy);
• wydatki towarzyszące postępowaniu – koszty opinii biegłych, tłumaczeń, doręczeń czy przeprowadzenia dowodów;
• koszty postępowań rejestrowych – np. opłaty za wpisy do KRS i inne konieczne wydatki;
• koszty windykacji sądowej – o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym ze źródłem przychodów.

Warunkiem zaliczenia powyższych kategorii do kosztów uzyskania przychodu jest bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz właściwa dokumentacja.

Warunki zaliczenia kosztów sądowych do kosztów uzyskania przychodu

Aby koszty sądowe mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, muszą być spełnione jednocześnie następujące warunki:

• cel poniesienia kosztu – koszt został poniesiony dla ochrony lub zabezpieczenia interesów podatnika jako przedsiębiorcy;
• racjonalność i ekonomiczne uzasadnienie – podjęte działania były uzasadnione z gospodarczego punktu widzenia oraz proporcjonalne do ryzyka i potencjalnych korzyści;
• związek z prowadzoną działalnością – koszt dotyczy sporów lub postępowań związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa,
• właściwa dokumentacja – faktury, rachunki, dowody wpłat, orzeczenia sądowe i dokumenty potwierdzające związek kosztu ze sprawą i działalnością gospodarczą,
• brak wykluczających okoliczności – np. działania sprzeczne z prawem, wina umyślna, działania niezgodne z zasadami współżycia społecznego lub mające na celu przedłużenie postępowania.

Związek kosztu z działalnością nie musi być bezpośredni, ale musi być obiektywnie uzasadniony z perspektywy przedsiębiorcy.

Orzecznictwo i interpretacje organów podatkowych

Brak jednolitej linii orzeczniczej to cecha polskiej praktyki w zakresie kwalifikacji kosztów sądowych. Każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie, zależnie od specyfiki sprawy:

• Wyrok NSA z 18 lutego 2020 roku (II FSK 631/18) – podkreśla konieczność analizy każdego przypadku ad casum;
• Interpretacja z 28 czerwca 2023 nr 0114-KDIP2-2.4010.231.2023.1.SP – uznano koszt procesu, nawet po przegranej przez bank, za koszt uzyskania przychodu przy zachowaniu związku z działalnością;
• Interpretacja z 29 czerwca 2023 nr 0112-KDIL2-2.4011.461.2023.1.KP – wyłączono możliwość zaliczenia kosztów procesu do kosztów podatkowych ze względu na winę podatnika wskazaną w orzeczeniu;
• Interpretacja indywidualna z 22 sierpnia 2017 (0111-KDIB1-2.4010.200.2017.2.MM) – podkreślono, że wydatki na procesowanie mają związek z prowadzeniem działalności, jeśli były poprzedzone analizą prawną i faktyczną;
• Wyrok NSA z 13 stycznia 2016 (II FSK 2500/13) – wydatki na zwrot kosztów sądowych i zastępstwa procesowego w sporach z pracownikami nie są uznawane za koszt uzyskania przychodu;
• Wyrok NSA z 25 czerwca 2012 (II FPS 2/12) – wydatki na polubowne rozwiązanie umowy o pracę mogą stanowić koszt podatkowy, gdy służą optymalizacji kosztów spółki.

Organy podatkowe mogą prezentować odmienne stanowiska nawet w zbliżonych stanach faktycznych – istotne znaczenie mają okoliczności sprawy, dokumentacja oraz racjonalność poniesionych kosztów.

Specyfika postępowań sądowych a podatkowe rozliczenie kosztów

Możliwość podatkowego rozpoznania kosztów sądowych zależy od charakteru postępowania. Poniżej przedstawiono najczęściej analizowane kategorie postępowań:

• spory handlowe i cywilnoprawne – koszty sporów z kontrahentami (dot. wykonania umów, reklamacji, płatności) są zwykle uznawane przez organy podatkowe, jeśli istnieje dokumentacja i uzasadnienie gospodarcze;
• postępowania frankowe – możliwe do uznania jako koszty podatkowe w bankach, mających na celu ochronę pozycji rynkowej i zapobieganie utracie klientów;
• ochrona własności intelektualnej – koszty sporów sądowych dotyczących praw autorskich, patentów, znaków towarowych mogą być kosztem uzyskania przychodu, pod warunkiem wykazania związku z działalnością;
• postępowania rejestrowe (np. KRS) – opłaty wpisowe i inne wydatki związane z rejestracją lub zmianą wpisów są akceptowane jako koszty podatkowe;
• spory z pracownikami – w większości przypadków wydatki te nie są uznawane za koszty uzyskania przychodu, wyjątkiem są sytuacje, w których ich poniesienie związane jest z zabezpieczeniem źródła przychodu.

Indywidualna analiza i solidna dokumentacja są kluczowe w ocenie możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Koszty zastępstwa procesowego – rozliczanie i obowiązki podatnika

Koszty zastępstwa procesowego to często największy element struktury kosztów sądowych przedsiębiorcy.

Prawidłowe rozliczenie tych kosztów w podatkach wymaga uwzględnienia zarówno przepisów procesowych (m.in. Kodeks postępowania cywilnego), jak i ustaw podatkowych (PIT, CIT, ustawa o VAT).

• wynagrodzenie pełnomocnika – jest kwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu, jeżeli usługa miała związek z działalnością gospodarczą i została właściwie udokumentowana;
• kwota zasądzona przez sąd od strony przegrywającej – jeśli jest niższa niż realny wydatek podatnika, różnica pozostaje kosztem podatkowym;
• faktura lub rachunek – podatnik musi posiadać dowód poniesienia kosztów w wymaganej przez prawo formie.

Kompleksowe podejście do rozliczenia tych wydatków ogranicza ryzyka podatkowe i pozwala na właściwe odliczenie kosztów w księgach rachunkowych przedsiębiorcy.