Kwestia zaliczania kosztów postępowania sądowego do kosztów uzyskania przychodu to jeden z najbardziej spornych obszarów polskiego prawa podatkowego. Analiza dostępnych źródeł prawnych, interpretacji organów podatkowych i orzecznictwa sądowego wskazuje na znaczną różnorodność stanowisk oraz brak jednolitej linii interpretacyjnej. Kluczowym czynnikiem determinującym możliwość uznania wydatków na proces sądowy za koszty podatkowe jest udowodnienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztem a uzyskiwanym lub zabezpieczanym przychodem. Organy podatkowe coraz częściej różnicują swoje podejście w zależności od okoliczności sprawy, przykładając wagę do celowości wydatku i ewentualnej winy podatnika w powstaniu sporu.

Podstawy prawne i definicje kosztów uzyskania przychodu

Podstawę oceny stanowi definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem tych wskazanych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Wszystkie racjonalnie i ekonomicznie uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, które zmierzają do uzyskania, zabezpieczenia lub zachowania przychodu, mogą stanowić koszty uzyskania przychodu – o ile nie są ustawowo wyłączone.

Ocena związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkiem a przychodem lub zabezpieczeniem jego źródła wymaga indywidualnej analizy dla każdego kosztu. Decyduje cel, w jakim poniesiono koszt i jego możliwy wpływ na powstanie lub zabezpieczenie przychodu.

Rodzaje i charakterystyka kosztów procesowych

Koszty postępowania sądowego obejmują szeroki katalog wydatków, które podatnik może ponosić w związku z udziałem w procesie. Zgodnie z art. 98 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego, do niezbędnych kosztów procesu prowadzonego osobiście lub przez nieprofesjonalnego pełnomocnika zalicza się:

• koszty sądowe,
• koszty przejazdów do sądu strony lub jej pełnomocnika,
• równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie,
• inne bezpośrednio związane z postępowaniem wydatki.

W przypadku reprezentacji przez adwokata lub radcę prawnego do kosztów procesu zalicza się również wynagrodzenia adwokackie (do limitu stawek) oraz wydatki jednego pełnomocnika i koszty sądowe. W rachunkowości ujmowane są jako koszty pośrednie, wykazywane w pozycji „Inne koszty operacyjne”.

Koszty sądowe to koszty pośrednie, zaliczane do kosztów uzyskania przychodu na podstawie ogólnej zasady z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie są wyłączone w art. 16 ust. 1.

Koszty zastępstwa procesowego – to wynagrodzenia dla profesjonalnych pełnomocników. Ich wysokość i sposób zaliczenia zależą od rodzaju postępowania oraz stopnia skomplikowania sprawy.

Zasady kwalifikacji kosztów procesu jako kosztów uzyskania przychodu

Decydujące o możliwości podatkowego rozliczenia kosztów procesu jest wykazanie związku z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz udokumentowanie wydatku.

Aby wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi:

• być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia/zachowania źródła przychodu,
• nie figurować w katalogu wydatków niestanowiących kosztu uzyskania przychodu,
• być należycie udokumentowany.

W orzecznictwie podatkowym podkreśla się, że koszty procesu służą obronie praw podatnika i zachowaniu źródła przychodu. Ryzyko prowadzenia sporów sądowych jest naturalne w działalności gospodarczej.

Podstawą zaliczenia kosztów procesu do kosztów podatkowych jest cel poniesienia wydatku: obrona przed nieuzasadnionymi roszczeniami lub ochrona interesów podatnika.

Koszty wygranych procesów versus przegranych procesów

Podstawową kontrowersją jest rozróżnienie kosztów przegranych i wygranych procesów. Dominujący pogląd zarówno doktryny, jak i organów podatkowych wskazuje, że samo przegranie sporu nie przesądza jeszcze o odmowie zaliczenia kosztów do kosztów uzyskania przychodu.

W przypadku wygranych procesów łatwiej uzasadnić podatkowy charakter wydatku: służą ochronie interesów i przychodów podatnika, a ewentualny zwrot kosztów od strony przeciwnej trafia do pozostałych przychodów operacyjnych.

Bardziej skomplikowana jest sytuacja kosztów przegranych procesów:
Organy podatkowe mogą odmówić zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, jeśli uznają, że powstały w wyniku winy, braku należytej staranności lub naruszenia prawa przez podatnika.

Nie wszystkie koszty przegranych procesów są wykluczone – decydujące są okoliczności czynności podatnika oraz racjonalność decyzji o rozpoczęciu sporu. Gdy podatnik miał obiektywne podstawy, a niepowodzenie wynikało z nieprzewidywalnych okoliczności, wydatek może być uznany podatkowo.

Wyłączenie kosztów uzasadniają m.in.:

• wina umyślna podatnika,
• obejście lub naruszenie prawa przez podatnika,
• działania sprzeczne z zasadami współżycia społecznego,
• działania wymierzone w nieuzasadnione przedłużanie postępowania.

Interpretacje organów podatkowych i orzecznictwo

Przegląd indywidualnych interpretacji podatkowych ukazuje znaczne rozbieżności w kwalifikowaniu kosztów procesu jako kosztów uzyskania przychodu. Zaliczanie tych kosztów zależy od oceny indywidualnej sytuacji podatnika oraz wykazania związku z działalnością gospodarczą.

Dla zobrazowania zmienności interpretacji poniżej przedstawione są dwa praktyczne przykłady rozstrzygane przez organy podatkowe:

Warto podkreślić, że w tzw. „sprawach frankowych” organy podatkowe zezwalają na zaliczanie opłat sądowych do kosztów uzyskania przychodu – ze względu na specyfikę tych sporów i ich masowy charakter.

Sądy administracyjne natomiast coraz częściej biorą pod uwagę całokształt okoliczności sprawy, motywy działań podatnika oraz racjonalność podjęcia sporu, uwzględniając możliwość przewidzenia wyniku na etapie podejmowania decyzji.

Aspekty praktyczne i rachunkowe

Kwalifikacja kosztów procesu jako kosztów uzyskania przychodu wymaga odpowiedniej ewidencji księgowej i rzetelnego udokumentowania każdego wydatku. Przedsiębiorca powinien posiadać dowody zarówno na związek kosztu z działalnością gospodarczą, jak i istnienie roszczenia czy danych dłużnika.

Koszty sądowe księgowane są jako pozostałe koszty operacyjne – w momencie faktycznego poniesienia. Przy zwrocie kosztów (np. po wygranej) powstaje przychód podatkowy ujmowany w księgach rachunkowych.

Koszty windykacji (np. dochodzenia odszkodowań) uznaje się za bezpośrednio związane z przychodami, jeśli można je powiązać z konkretną kwotą odszkodowania. Natomiast koszty sporów z wykonawcą dotyczących wytworzenia środka trwałego nie zwiększają jego wartości początkowej.

Poniesienie kosztów procesowych powinno być udokumentowane i uzasadnione z punktu widzenia celowości oraz związku z działalnością gospodarczą. Pomocne mogą być opinie prawne dotyczące szans powodzenia sporu.

Koszty ujmuje się w momencie ich poniesienia, a nie w momencie powstania zobowiązania – także w przypadku obowiązku zapłaty kosztów przeciwnej strony po przegranej.

Postępowanie podatkowe versus cywilne

Zasady rozliczania kosztów różnią się w zależności od rodzaju postępowania:

• Postępowanie podatkowe – wydatki związane z prowadzeniem sprawy zasadniczo obciążają Skarb Państwa; podatnik płaci za działania wynikające z własnego interesu (np. kopie akt) lub nieprawidłowego zachowania;
• Postępowanie przed sądem administracyjnym – stronie przysługuje zwrot kosztów od organu w przypadku korzystnego dla niej rozstrzygnięcia, pod warunkiem złożenia właściwego wniosku do zamknięcia rozprawy;
• Reprezentacja prawna i inne wydatki – koszty reprezentacji prawnej, podróży, utraconego zarobku lub wynagrodzenia pełnomocnika są refundowane na wniosek strony, jeśli spełnione są przesłanki ustawowe.

Problemy interpretacyjne i kontrowersje

Głównym problemem jest brak jednolitej linii interpretacyjnej organów podatkowych w sprawie kosztów procesu jako kosztów uzyskania przychodu. Organy potrafią w podobnych sprawach wydać przeciwstawne decyzje, a ocena obiektywności działania podatnika często następuje ex post, po zakończeniu sporu.

Kontrowersje budzi zwłaszcza:

• ocena kosztów przegranych procesów (uzależnianie kwalifikacji od winy podatnika),
• rozliczanie kosztów postępowań zakończonych ugodą,
• rozpoznawanie kosztów procesów zbiorowych lub reprezentatywnych (np. w ochronie konsumentów),
• określenie właściwego momentu podatkowego ujęcia kosztów związanych z długotrwałym postępowaniem.

Wpływ rodzaju sporu na kwalifikację kosztów

Rodzaj sporu ma istotny wpływ na możliwość zaliczenia kosztów procesu do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku sporów bezpośrednio związanych z działalnością gospodarczą, takich jak spory z kontrahentami, dostawcami czy odbiorcami, łatwiej jest udowodnić racjonalność procesu oraz związek kosztu z przychodami firmy.

Szczególnie pozytywne podejście fiskusa dotyczy:

• procesów mających na celu obronę przed bezpodstawnymi roszczeniami,
• sporów z pracownikami,
• spraw dotyczących nieruchomości wykorzystywanych w działalności gospodarczej,
• spraw z zakresu ochrony własności intelektualnej.

W przypadku sporów powstałych na skutek naruszenia prawa, braku należytej staranności lub winy podatnika, organy podatkowe częściej kwestionują możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych.

Znaczenie dokumentacji i dowodów

Możliwość zaliczenia kosztów procesu do kosztów podatkowych zależy przede wszystkim od staranności w przygotowaniu dokumentacji potwierdzającej celowość i związek wydatku z działalnością gospodarczą.

Podstawowe dokumenty obejmują:

• faktury i rachunki za usługi prawne, opłaty sądowe i inne koszty,
• dokumentację potwierdzającą przedmiot sporu i jego powiązanie z działalnością gospodarczą,
• opinie prawne o szansach powodzenia sporu,
• dokumentację przebiegu postępowania sądowego oraz motywy podjęcia sporu (notatki wewnętrzne).

Im lepsza, rzetelniejsza dokumentacja, tym większa szansa akceptacji kosztów przez organy podatkowe.

Rekomendacje dla praktyki

Aby zwiększyć prawdopodobieństwo akceptacji kosztów procesu przez organy podatkowe, warto stosować się do poniższych praktyk:

• Dokładne udokumentowanie związku postępowania sądowego z działalnością gospodarczą – podatnik powinien wykazać, że przedmiot sporu bezpośrednio lub pośrednio wpływa na jego przychody lub źródło przychodów;
• Przed podjęciem decyzji o postępowaniu sądowym warto uzyskać opinię prawną – taka opinia może służyć jako dowód racjonalności, a także oceny prawnej i ekonomicznej korzyści postępowania;
• Właściwe dokumentowanie wszystkich kosztów procesowych – dokumentacja powinna być kompletna i rzetelna, obejmować opłaty sądowe, honoraria adwokackie, ekspertyzy i inne wydatki;
• W razie wątpliwości warto wystąpić o interpretację indywidualną – interpretacja ta może zwiększyć pewność prawną i ochronę przed negatywnymi konsekwencjami podatkowymi;
• Należy pamiętać o momencie ujęcia kosztów w księgach i rozliczeniach podatkowych – koszty ujmować w momencie ich faktycznego poniesienia, ewentualnie rozłożyć je na kilka lat w przypadku postępowań długotrwałych.