Kwestia zaliczenia kart podarunkowych do kosztów uzyskania przychodu stanowi jedno z najczęściej poruszanych zagadnień podatkowych w polskiej działalności gospodarczej. Wartość kart przekazanych pracownikom może stanowić koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że są one finansowane ze środków obrotowych pracodawcy i nie są działalnością socjalną związaną z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Natomiast przy kartach wręczanych klientom lub kontrahentom, analizuje się przede wszystkim cel przekazania oraz związek z działalnością gospodarczą. Karty o wartości jednostkowej do 200 zł brutto traktowane są często jako element promocji i – przy spełnieniu warunków reklamowych – nie rodzą obowiązku rozliczania podatku VAT. Odpowiednia kwalifikacja kart, właściwa dokumentacja oraz umiejętność rozróżnienia celów przekazania mają kluczowe znaczenie podczas rozliczeń podatkowych.

Prawne podstawy kosztów uzyskania przychodu w kontekście kart podarunkowych

Podstawą dla kwalifikowania wydatków na karty podarunkowe do kosztów podatkowych są przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz od osób fizycznych. Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek, który wykazuje bezpośredni związek z działalnością gospodarczą i służy osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodu.

Przy ocenie ważne jest ustalenie, czy przekazanie kart stanowi wydatek biznesowy czy darowiznę lub świadczenie socjalne. Jeśli jest darowizną, nie podlega ono zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, gdyż nie służy działalności gospodarczej.

Interpretacje podatkowe podkreślają konieczność właściwego uzasadnienia biznesowego takiego wydatku:

• uzasadnienie celu biznesowego przekazania kart,
• wskazanie bezpośredniego powiązania z działalnością firmy,
• potwierdzenie działania na rzecz przychodu lub zabezpieczenia jego źródła,
• ewidencja sytuacji, kiedy karty pełnią funkcję reklamową bądź reprezentacyjną.

Koszty reklamy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, natomiast wydatki reprezentacyjne są wyłączone z tej kategorii i nie mogą być odliczone podatkowo.

Karty podarunkowe dla pracowników jako koszt uzyskania przychodu

Karty podarunkowe wręczane pracownikom należy rozliczać w zależności od źródła finansowania oraz celu świadczenia. Karty dla pracowników wręczane jako nagroda lub upominek mogą być uznane za koszt podatkowy, jeśli nie mają charakteru reprezentacji.

W przypadku finansowania ze środków obrotowych, aby zakwalifikować wydatek, konieczne jest:

• wskazanie związku z celami biznesowymi (motywacja zespołu, retencja pracowników),
• udokumentowanie celu przekazania kart,
• zapewnienie, że nie są to darowizny lub wyłącznie świadczenie socjalne.

Dla kart opłaconych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych:

• kosztem podatkowym jest jedynie odpis na rzecz funduszu, a nie sam koszt zakupu kart,
• pracownik może korzystać ze zwolnienia podatku PIT do kwoty 2000 zł rocznie przy tym typie świadczeń.

Karty podarunkowe stanowią przychód dla pracowników i podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu ZUS, z wyłączeniami przewidzianymi dla kart sfinansowanych z ZFŚS (do określonych limitów).

Karty podarunkowe dla klientów i kontrahentów w kontekście kosztów podatkowych

Przekazanie kart podarunkowych dla klientów i kontrahentów podlega osobnym zasadom:

• prezenty do 200 zł brutto mogą zostać zaliczone do kosztów bez skutków podatkowych dla obdarowanego,
• wydatek musi być uzasadniony marketingowo bądź reklamowo i racjonalny,
• prezenty o wysokiej wartości, np. luksusowe, mogą być uznane za reprezentację (niepodlegającą odliczeniu podatkowemu),
• przekazanie większych kwot wymaga odpowiedniej dokumentacji (np. PIT-11, PIT-8AR),
• ważne jest, by prezenty były masowe, niskowartościowe i opatrzone logo firmy.

Promocyjne karty i upominki w granicach ustawowych limitów mogą stanowić koszt podatkowy, natomiast upominki reprezentacyjne nie są odliczane podatkowo.

Finansowanie kart podarunkowych – środki obrotowe versus ZFŚS

Wybór źródła finansowania kart podarunkowych – środki obrotowe firmy lub Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – znacząco wpływa na rozliczenia podatkowe.

• Finansowanie ze środków obrotowych: karta będzie kosztem podatkowym, jeśli pozostaje w związku z działalnością gospodarczą;
• Finansowanie z ZFŚS: koszt podatkowy stanowi wyłącznie odpis na rzecz funduszu; zakup kart już nie jest kosztem uzyskania przychodu;
• Brak oskładkowania ZUS i korzystne zwolnienia PIT po stronie pracownika w przypadku ZFŚS (do limitów 2000 zł rocznie).

Dobór rozwiązania uzależniony jest od celów biznesowych oraz przewidzianych efektów ekonomicznych i podatkowych.

Limity wartościowe i warunki zaliczania kart podarunkowych do kosztów

System podatkowy wyznacza wartościowe limity dotyczące kart podarunkowych:

• 200 zł brutto – limit jednostkowy upominku dla klientów; prezenty do tej wartości nie rodzą skutków podatkowych u obdarowanego;
• 1000 zł rocznie – limit zwolnienia z PIT dla kart podarunkowych z ZFŚS;
• 2000 zł rocznie – całkowity limit zwolnienia PIT dla świadczeń socjalnych z ZFŚS;
• 5% przychodu operacyjnego netto – limit dotyczący kosztów reprezentacji (nie dotyczy wydatków typowo reklamowych).

Przekroczenie limitów skutkuje koniecznością rozliczenia podatkowego i zwiększa wymagania dokumentacyjne, w tym obowiązek wystawiania PIT-11 oraz ujęcia w ewidencji.

Konieczne jest prowadzenie rzetelnej ewidencji i dokumentowanie każdej przekazanej karty podarunkowej, z podaniem celu, wartości, nazwy odbiorcy oraz daty przekazania.

Aspekty VAT związane z kartami podarunkowymi

Rozliczanie podatku VAT wymaga precyzyjnego rozróżnienia, czy karta jest bonem jednego przeznaczenia (SPV) czy różnego przeznaczenia (MPV):

• bon jednego przeznaczenia (SPV) – VAT rozliczany jest w momencie sprzedaży bonu; kwota oraz stawka VAT są znane od razu;
• bon różnego przeznaczenia (MPV) – VAT rozliczany w momencie realizacji bonu (wymiany na towar lub usługę), ponieważ wtedy znany jest przedmiot i stawka VAT;
• karty nie są przychodem podatkowym w momencie sprzedaży, lecz dopiero przy realizacji;
• prezenty o wartości do 200 zł brutto o charakterze reklamowym – brak obowiązku odprowadzania VAT.

W przypadku prezentów dla kontrahentów, odliczenie VAT jest możliwe, pod warunkiem spełnienia określonych warunków i charakteru reklamowego przekazywanych kart.

Dokumentacja i ewidencja kart podarunkowych

Prowadzenie kompletnej dokumentacji oraz ewidencji to obowiązek i zabezpieczenie podatkowe dla przedsiębiorstw korzystających z kart podarunkowych.

• Faktury zakupu kart – muszą jednoznacznie określać przedmiot, wartość i stawkę VAT;
• Ewidencja prezentów – należy zapisywać datę zakupu, nazwę odbiorcy/kontrahenta, wartość, cel i okoliczności przekazania;
• dla pracowników – musi zawierać uzasadnienie przekazania, powiązanie z działalnością oraz dane osobowe odbiorcy i wartość świadczenia;
• karty sfinansowane przez ZFŚS wymagają wydzielonej ewidencji i potwierdzenia zgodności ze statutem funduszu;
• dokumentowanie przekazania kart klientom – w razie przekroczenia 200 zł obowiązuje sporządzenie PIT-11 i przesłanie do urzędu skarbowego;
• monitorowanie stopnia wykorzystania kart (dotyczy głównie bonów MPV).

Interpretacje podatkowe i orzecznictwo w zakresie kart podarunkowych

Orzeczenia oraz indywidualne interpretacje organów podatkowych nadają kierunek praktyce rozliczania kart podarunkowych. Poniżej wybrane przykłady:

• Interpretacja z 13 sierpnia 2021 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.489.2021.1.GG – zwolnienie od podatku dochodowego kart przekazanych pracownikom z ZFŚS do 2000 zł rocznie;
• Interpretacja nr 0111-KB2-1.4010.8.2019.3.JK z 14 marca 2019 r. – zaliczenie kart podarunkowych do kosztów przy właściwym uzasadnieniu biznesowym;
• Indywidualna darowizna kart – nie jest kosztem uzyskania przychodu ani przychodem pracownika;
• orzecznictwo sądów administracyjnych – koszty reprezentacji są wyłączone z kosztów podatkowych, niezależnie od związku z działalnością;
• rozróżnienie między bonami SPV i MPV – kluczowe dla rozliczeń VAT, w zależności od momentu powstania obowiązku podatkowego.

Praktyczne aspekty wdrażania programów kart podarunkowych w przedsiębiorstwach

Przy wdrażaniu programu kart podarunkowych przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na:

• określenie celów programu,
• wybór adresatów (pracownicy, klienci, kontrahenci),
• analizę korzyści i kosztów różnych źródeł finansowania (obrotowe środki firmy vs. ZFŚS),
• dobór dostawcy kart podarunkowych, warunki formalne i rozliczeniowe,
• ustalenie jasnych zasad przyznawania oraz monitorowanie przebiegu programu,
• właściwe poinformowanie odbiorców o konsekwencjach podatkowych, wartości i warunkach korzystania z kart,
• regularną ocenę efektywności programu na podstawie wyznaczonych wskaźników biznesowych,
• dostosowywanie programu do zmian prawnych i podatkowych.

Przemyślane wdrożenie i rzetelna ewidencja programu kart podarunkowych to klucz do bezpieczeństwa podatkowego oraz osiągnięcia celów biznesowych.