Czy faktura proforma jest dowodem księgowym?

W ustawie o swobodzie wykonywania działalności gospodarczej czy też w ustawach podatkowych, na próżno można szukać pojęcia faktury proforma. Jest ona jednak wykorzystywana w obrocie księgowym przez przedsiębiorców. Ustawa o VAT nie wskazuje na definicję faktury proforma, skąd mogą wynikać pewne błędy interpretacyjne. Faktura proforma niekiedy jest uznawana na równi z dowodem księgowym, podczas gdy w świetle prawa wcale nim nie jest.

Po co przedsiębiorcy wystawiają faktury proforma?

Najczęściej właściciele firm wystawiają faktury proforma w celu zabezpieczenia własnych interesów przy nowo zawieranej transakcji. Faktura proforma jest nieusankcjonowanym zobowiązaniem przedsiębiorcy i jego kontrahenta, do wywiązania się z umówionej transakcji. Na podstawie faktur proforma często dokonywane są płatności na poczet transakcji. Są to zaliczki i zadatki, ale nawet takie zastosowanie faktury proforma nie nadaje jej charakteru księgowego i nie może być ona w żadnym przypadku traktowana na równi z dowodami księgowymi.

Z punktu widzenia polskiego prawa, faktury proforma w ogóle nie są fakturami. W fakturze proforma strony transakcji wyrażają wspólne stanowisko i chęć zawarcia umowy w zakresie sprzedaży towarów lub świadczenia usług.

Proforma stanowi zapowiedź późniejszego wystawienia przez przedsiębiorcę klasycznej faktury VAT, która jest właściwym dowodem księgowym. Proforma jest tylko informacją dotyczącą zawiązania współpracy.

Potwierdzenie dopiero po fakturze VAT

W chwili obecnej faktura VAT może być pozbawiona wielu informacji, które niegdyś były postrzegane jako konieczne do spełnienia warunków stworzenia dowodu księgowego. Dlatego też faktury proforma mogą wprowadzać w błąd nie tylko przedsiębiorców, ale również Urzędy Skarbowe. Należy odpowiednio oznaczyć zatem faktury proforma, aby fiskus nie nakazał zapłacić od niej podatku VAT. W takim przypadku podatek byłby płacony podwójnie, raz za fakturę proforma, a drugi raz za fakturę właściwą VAT.

Proforma ma być informacją, ofertą, przedstawiającą warunki zawarcia umowy sprzedaży. Może też być potwierdzeniem przyjęcia zamówienia, ale nie może być postrzegana jako dowód księgowy, pomimo że najczęściej jest ona wezwaniem bezpośrednim do wpłacenia zaliczki na poczet dalszych płatności.