Kwestia zaliczania wydatków na catering do kosztów uzyskania przychodów jest jednym z najtrudniejszych zagadnień polskiego prawa podatkowego. Analiza interpretacji podatkowych, orzecznictwa sądowego i praktyki organów skarbowych pokazuje, że odpowiedź na to pytanie zależy od wielu czynników faktycznych oraz prawnych. Najważniejsze znaczenie mają cel poniesienia wydatku, charakter usługi cateringowej, grono beneficjentów oraz specyfika działalności gospodarczej. Wydatki na catering mogą być kosztem podatkowym tylko wtedy, gdy spełniają ogólne kryteria kosztowe oraz nie są wyłączone z kosztów podatkowych jako koszty reprezentacji.

Podstawowe regulacje prawne dotyczące kosztów uzyskania przychodów

Definicja kosztów uzyskania przychodów w ustawach o podatkach dochodowych jest kluczowa. Kosztem jest każdy wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, z wyłączeniem kosztów wskazanych w ściśle określonym katalogu (m.in. reprezentacji).

Każdy wydatek, by zaliczyć go do kosztów, musi spełniać trzy warunki:

• występować w związku przyczynowo-skutkowym z działalnością gospodarczą,
• służyć osiąganiu lub zabezpieczeniu przychodu,
• nie figurować w wykazie kosztów wyłączonych, w szczególności nie być kosztem reprezentacji.

Organy podatkowe wymagają wykazania racjonalnego powodu poniesienia kosztu oraz jego związku z działalnością gospodarczą. Zapewnienie wyżywienia musi być uzasadnione, niezbędne lub celowe z perspektywy funkcjonowania firmy.

Wydatki osobiste lub niezwiązane z działalnością nie stanowią kosztu podatkowego.

Koncepcja kosztów reprezentacji w kontekście cateringu

Najważniejszym ograniczeniem jest zakaz zaliczania do kosztów wydatków reprezentacyjnych, szczególnie usług gastronomicznych, żywności oraz napojów (w tym alkoholowych) – ustawy podatkowe precyzyjnie to określają.

Reprezentacja to działania mające na celu kreowanie pozytywnego wizerunku firmy i okazywanie gościnności wobec osób trzecich. O charakterze wydatku nie decyduje wartość czy forma posiłku, lecz jego cel. Przykłady reprezentacji:

• catering dla potencjalnych klientów podczas prezentacji oferty firmy,
• zapewnienie poczęstunku kontrahentom w celu wzmocnienia relacji biznesowych,
• wystawny poczęstunek na spotkaniach marketingowych.

Część wydatków może nie być reprezentacją, jeśli ma cel stricte pracowniczy lub pomocniczy wobec szkolenia czy konferencji. Nie każda usługa gastronomiczna to reprezentacja – decyduje cel oraz beneficjenci wydatku.

Catering jako koszt pracowniczy

Catering dla pracowników świadczony podczas wykonywania obowiązków służbowych jest co do zasady akceptowany przez organy podatkowe jako koszt uzyskania przychodów. Warunkiem jest wykazanie, że poprawia efektywność, jest konieczny lub wynika ze specyficznych warunków pracy.

Najczęstsze sytuacje, gdy catering można zaliczyć do kosztów podatkowych, to:

• posiłki BHP – wyżywienie wymagane przepisami dla pracowników w szczególnych warunkach,
• element wynagrodzenia – catering zagwarantowany w umowie o pracę lub regulaminie,
• nadgodziny, specjalne projekty – posiłki dla pracowników podczas intensywnych lub przedłużonych zadań.

Wyraźna jest różnica między cateringiem dla pracowników a cateringiem dla właściciela firmy. Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS (03.03.2022, nr 0112-KDIL2-2.4011.979.2021.2.IM), catering dla współpracowników to koszt podatkowy, ale dla właściciela – już nie. Taki wydatek traktowany jest jako koszt reprezentacji.

Szczególnie należy pamiętać o opodatkowaniu świadczenia rzeczowego po przekroczeniu limitu 8,70 zł na osobę (interpretacja z 17.05.2023, nr 0112-KDIL2-2.4011.178.2023.3.AG). Gdy wartość posiłku przekracza 8,70 zł, pracodawca musi naliczyć przychód pracownikowi do opodatkowania PIT.

Niezależnie od rodzaju umowy (o pracę, zlecenie, dzieło), catering pracowniczy może być kosztem firmy.

Szczególne przypadki – szkolenia, konferencje i spotkania biznesowe

Szczególną kategorię stanowią wydatki na catering podczas szkoleń, konferencji oraz spotkań biznesowych. Tu kluczowe jest udowodnienie, że:

• catering ma charakter pomocniczy wobec głównego celu wydarzenia,
• wydatki są proporcjonalne do skali wydarzenia,
• wiążą się z podnoszeniem kwalifikacji lub rozwojem firmy.

Catering dla pracowników na szkoleniach czy warsztatach zwykle jest akceptowany jako koszt podatkowy, pod warunkiem rzetelnego udokumentowania związku z wydarzeniem (program, lista uczestników, faktura).

Wydatki na catering dla kontrahentów wymagają wykazania, że nie mają charakteru reprezentacyjnego, a są dodatkiem do merytorycznego spotkania.

W przypadku wydarzeń mieszanych (biznesowych i reprezentacyjnych) możliwe jest wydzielenie części wydatków, ale organy podatkowe stosują najczęściej zasadę przewagi charakteru głównego wydarzenia.

Spotkania wewnętrzne firmy z cateringiem mogą stanowić koszt, jeśli są niezbędne dla działania spółki, a catering jest tylko uzupełnieniem.

Aspekty VAT przy rozliczaniu cateringu

Zaliczanie wydatków na catering do kosztów podatkowych wiąże się także z prawem do odliczenia VAT. Możliwość odliczenia VAT od usług cateringowych zależy przede wszystkim od realnego związku z działalnością gospodarczą oraz odpowiedniej dokumentacji.

VAT można odliczyć gdy:

• usługa cateringowa jest zamawiana dla celów firmy,
• służy działalności gospodarczej (np. szkolenia, konferencje, spotkania pracownicze),
• jest właściwie udokumentowana (faktura, opis celu, lista uczestników).

Uwaga na alkohol, kawę, herbatę i napoje – dla tych produktów obowiązuje stawka VAT 23%, pozostałe usługi cateringowe objęte są stawkami 8% lub 5% (PKWiU 56.21.19.0).

Interpretacje podatkowe i orzecznictwo sądowe

Interpretacje podatkowe oraz orzeczenia NSA dostarczają praktycznych wskazówek dla podatników. Organy skarbowe są coraz bardziej liberalne w traktowaniu wydatków na catering dla pracowników i na cele szkoleniowe, cały czas jednak wykluczając z kosztów wydatki o charakterze reprezentacyjnym.

Kluczowe orzeczenie: NSA z 25.01.2012, sygn. II FSK 1445/10 – liczy się cel wizerunkowy wydatku, a nie wyłącznie jego wartość.

W interpretacji z 03.03.2022 fiskus szeroko akceptuje catering pracowniczy jako koszt, ale wyłącza możliwość uznania cateringu dla właściciela firmy za koszt podatkowy.

Wydatki na catering dla kontrahentów są dokładnie analizowane przez organy – głównym kryterium jest to, czy celem spotkania były kwestie biznesowe, czy budowanie wizerunku firmy.

Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy powinni stosować się do poniższych zasad, aby ograniczyć ryzyko związane z wydatkami na catering:

• Prowadzenie szczegółowej dokumentacji – należy gromadzić nie tylko faktury, ale także programy szkoleń, listy uczestników, protokoły z wydarzeń;
• Proporcjonalność wydatków – catering powinien być adekwatny do charakteru spotkania oraz liczby osób, unikać wystawności;
• Dokładne określenie beneficjentów – najłatwiej udowodnić zasadność kosztów na catering dla pracowników niż dla właściciela lub kontrahentów;
• Właściwe zaksięgowanie wydatków – catering pracowniczy jako koszty operacyjne, dofinansowanie w kosztach administracyjnych, pamiętać o limitach podatku dochodowego;
• W przypadku wątpliwości – wniosek o indywidualną interpretację – pozwala zabezpieczyć się przed ewentualnymi konsekwencjami podatkowymi.

Podział wybranych rodzajów cateringu wg akceptacji fiskusa prezentuje poniższa lista:

• catering pudełkowy dla pracowników – generalnie akceptowany,
• catering ekskluzywny, eventowy – ryzyko zakwestionowania jako koszt reprezentacji,
• catering na szkolenia, konferencje – największa szansa na zaliczenie do kosztów, gdy ma jasno pomocniczy charakter.

Wnioski i rekomendacje

Catering może być kosztem podatkowym tylko w określonych okolicznościach oraz przy spełnieniu precyzyjnych warunków. Najważniejsze kryteria to cel poniesienia wydatku, związek z działalnością gospodarczą oraz brak cech reprezentacji.

Najbezpieczniejsze są wydatki na:

• catering dla pracowników wynikający z obowiązków służbowych,
• catering na szkolenia, konferencje oraz spotkania firmowe o charakterze merytorycznym,
• catering, który jest odpowiednio udokumentowany i proporcjonalny do okoliczności wydarzenia.

Duże ryzyko dotyczy:

• wydatków na catering dla kontrahentów i klientów,
• cateringu dla właściciela firmy,
• wydatków reprezentacyjnych, których podstawową funkcją jest kreowanie wizerunku firmy.

Podstawą skutecznego rozliczenia wydatku jest rzetelna dokumentacja, proporcjonalność kosztów oraz jasny cel biznesowy.

Bardzo ważne jest również prawidłowe rozliczanie VAT – odliczenie możliwe wyłącznie przy należycie udokumentowanym związku z działalnością gospodarczą.

Podsumowując: wydatki na catering mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, o ile spełniają rygorystyczne przesłanki i są odpowiednio udokumentowane. Przedsiębiorca powinien każdorazowo przeanalizować okoliczności wydatku i rozważyć uzyskanie indywidualnej interpretacji w przypadku wątpliwości.