Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany do pracy bez przerw, dostępny siedem dni w tygodniu, dwadzieścia cztery godziny na dobę, jednak jak każdy system informatyczny, może ulec awarii, niedostępności lub problemom technicznym po stronie podatnika. Ustawodawca, przewidując takie sytuacje, wprowadził kompleksowy system procedur awaryjnych pozwalających przedsiębiorcom na nieprzerwaną kontynuację działalności w przypadku braku dostępu do internetu, prac serwisowych systemu lub jego awarii. Niniejszy poradnik omawia tryby offline i awaryjne, terminy, wymogi techniczne oraz praktyczne kroki, które warto wdrożyć, aby uniknąć sankcji podatkowych i zapewnić ciągłość działalności.

Wprowadzenie do systemu KSeF i jego trybów awaryjnych

Krajowy System e-Faktur jest centralnym rejestrem faktur prowadzonym przez Ministerstwo Finansów, służącym do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od pierwszego lutego 2026 roku system ten stał się obowiązkowy dla coraz większych grup podatników, początkowo dla podmiotów o obrotach przekraczających 200 milionów złotych, a następnie od kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Elastyczne procedury awaryjne pozwalają wystawiać i doręczać faktury również wtedy, gdy dostęp do systemu jest utrudniony lub niemożliwy.

Ustawodawca przewidział cztery główne scenariusze awaryjne o odmiennych przesłankach, procedurach i terminach przesyłania faktur do KSeF:

• tryb offline24 – problemy po stronie podatnika (łączność, sprzęt, oprogramowanie); fakturę trzeba przesłać najpóźniej w następnym dniu roboczym,
• tryb offline dla niedostępności systemu – oficjalnie ogłoszona niedostępność KSeF (BIP MF, interfejs KSeF); przesyłka najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności,
• tryb awaryjny – nieplanowana awaria KSeF ogłoszona przez MF; wysyłka w ciągu siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii,
• całkowita awaria KSeF – sytuacje nadzwyczajne (np. zagrożenie kraju); brak obowiązku przesyłania faktur do KSeF.

Błędny wybór procedury, niedotrzymanie terminów lub nieprawidłowe wykonanie czynności może skutkować sankcjami administracyjnymi sięgającymi nawet 100% VAT lub 18,7% należności ogółem. Dlatego warto znać różnice między trybami i przygotować wewnętrzne procedury oraz szkolenia.

Tryb offline24 – stale dostępne rozwiązanie dla problemów po stronie podatnika

Tryb offline24 jest dostępny zawsze – niezależnie od komunikatów Ministerstwa Finansów i statusu KSeF – i odpowiada na ryzyka związane z łącznością oraz wydajnością systemów po stronie podatnika. Nazwa „offline24” wynika z obowiązku przesłania faktury do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Z trybu offline24 można korzystać m.in. w następujących sytuacjach:

• brak stabilnego dostępu do internetu lub przerwy u operatora,
• spowolnienie działania oprogramowania księgowego/fakturowego,
• czasowa degradacja wydajności usług KSeF po stronie użytkownika.

Wystawianie faktur w offline24 przebiega według jednolitej ścieżki: dokument tworzy się elektronicznie w strukturze FA(3) (od 1 lutego 2026 r.), z kompletem danych wymaganych ustawą o VAT. Można użyć programu księgowego, komercyjnej aplikacji do fakturowania lub bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF.

Po wystawieniu faktury trzeba ją przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym, liczonym od daty P_1 (data wystawienia). Przekroczenie terminu może skutkować sankcjami.

Jeśli między wystawieniem a wysłaniem wystąpi awaria systemu lub ogłoszona niedostępność, termin wysyłki się wydłuża: do siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii/niedostępności. W razie całkowitej awarii KSeF obowiązek przesłania nie powstaje.

W relacji z nabywcą rozróżnia się dwa przypadki. Dla krajowych podatników VAT z NIP faktura ma być odebrana w KSeF i uzyskuje moc prawną z chwilą nadania numeru KSeF. Dla nabywców bez polskiego NIP (konsumenci, kontrahenci zagraniczni) dopuszczalne jest doręczenie poza KSeF (np. PDF e‑mailem, wydruk).

Jeśli fakturę przekazuje się nabywcy przed wysyłką do systemu, należy oznaczyć ją dwoma kodami QR: „OFFLINE” (dostęp/weryfikacja po przesłaniu do KSeF) oraz „CERTYFIKAT” (potwierdzenie tożsamości wystawcy). Do drugiego kodu wymagany jest Certyfikat KSeF typu 2.

Tryb offline dla niedostępności systemu KSeF

Ten tryb stosuje się, gdy KSeF jest niedostępny z przyczyn po stronie Ministerstwa Finansów (np. zaplanowane prace serwisowe). Warunkiem jest oficjalne ogłoszenie niedostępności w BIP MF lub w interfejsie KSeF.

W czasie niedostępności podatnik wystawia fakturę zgodnie z FA(3) i przechowuje lokalnie. Wysyłka do KSeF musi nastąpić najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia niedostępności. Jeżeli w tym czasie zostanie ogłoszona awaria, termin liczy się od zakończenia awarii; w razie całkowitej awarii – przesyłka nie jest wymagana.

Odbiór przez nabywcę wygląda analogicznie jak w offline24: dla podmiotów z NIP – odbiór w KSeF (data otrzymania = data nadania numeru KSeF), dla pozostałych – doręczenie poza KSeF. Faktury przekazywane przed wysyłką do systemu należy oznaczyć kodami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” (wymagany Certyfikat KSeF typu 2).

Tryb awaryjny – procedury przy awariach systemu KSeF

Tryb awaryjny uruchamia się wyłącznie podczas oficjalnie ogłoszonej nieplanowanej awarii KSeF (komunikat MF w BIP/interfejsie). Indywidualne trudności podatnika nie uprawniają do skorzystania z tego trybu bez ogłoszenia MF.

Procedura jest prosta: podatnik wystawia fakturę elektroniczną FA(3), przechowuje ją lokalnie i – jeśli potrzeba – przekazuje nabywcy poza KSeF (np. PDF, wydruk).

Faktury należy przesłać do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od zakończenia awarii. Ogłoszenie kolejnej awarii w tym okresie powoduje ponowne liczenie terminu od jej zakończenia. W razie całkowitej awarii KSeF obowiązek przesłania nie powstaje. Faktura wystawiona w trybie awaryjnym ma moc prawną od daty wystawienia (P_1).

Doręczenie: dla podatników z NIP możliwe doręczenie w KSeF po jego przywróceniu; dla konsumentów i kontrahentów zagranicznych – poza KSeF (data otrzymania = data doręczenia), chyba że wcześniej nadano numer KSeF.

Przekazywane przed wysyłką dokumenty znakujemy kodami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” (wymagany Certyfikat KSeF typu 2).

Całkowita awaria KSeF – procedury dla sytuacji nadzwyczajnych

Czwarty tryb dotyczy całkowitej awarii KSeF, ogłaszanej w środkach społecznego przekazu (telewizja, radio, prasa, internet). W tym scenariuszu dopuszcza się faktury papierowe bez obowiązku przesyłania ich do KSeF.

Podatnik może wystawić fakturę papierową dowolnymi środkami (ręcznie, z programu). Nie stosuje się struktury FA(3). Datą wystawienia jest data na dokumencie, a datą otrzymania – data faktycznego doręczenia. Nie stosuje się kodów QR.

Kody QR i bezpieczeństwo dokumentów w trybach offline

Kody QR służą weryfikacji autentyczności i powiązaniu dokumentu z KSeF po jego przesłaniu. Faktury wydawane nabywcy przed wysyłką do systemu oznacza się dwoma kodami: „OFFLINE” (zawiera dane do weryfikacji w KSeF po nadaniu numeru) oraz „CERTYFIKAT” (potwierdza tożsamość wystawcy; wymaga Certyfikatu KSeF typu 2, pobranego po uwierzytelnieniu np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią).

Po nadaniu numeru KSeF kody QR ulegają zmianie: „OFFLINE” zastępuje kod z numerem KSeF, a „CERTYFIKAT” znika.

Terminy przesyłania faktur i konsekwencje nieterminowości

Prawidłowe zrozumienie terminów jest kluczowe – naruszenia grożą dotkliwymi sankcjami. W trybie online fakturę przesyła się do KSeF niezwłocznie, tego samego dnia roboczego; datą wystawienia jest data przesłania. W trybach offline obowiązują odrębne reguły.

Dla szybkiego porównania terminów i zasad obowiązujących w poszczególnych trybach skorzystaj z poniższej tabeli:

Konsekwencje nieterminowości lub naruszeń mogą być dotkliwe. Jeżeli podatnik:

• nie wystawił faktury przy użyciu KSeF, mimo że miał taki obowiązek,
• wystawił fakturę w trybie offline niezgodnie ze strukturą FA(3),
• nie przesłał faktury do KSeF w wymaganym terminie.

Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% VAT z faktury, a przy fakturach bez VAT – do 18,7% należności ogółem. Kara jest nakładana decyzją administracyjną i płatna w terminie czternastu dni. Do końca 2026 roku organy co do zasady odstępują od kar; od 2027 roku ochrona ta ustaje.

Praktyczne wdrażanie procedur awaryjnych w przedsiębiorstwie

Aby bezpiecznie korzystać z trybów offline i awaryjnych, warto ułożyć procesy i przygotować narzędzia według poniższych wskazówek:

• odpowiednie oprogramowanie – powinno obsługiwać wszystkie tryby, lokalne przechowywanie, monitoring statusów i błędów;
• uprawnienia i certyfikaty – zapewnij właściwe role w KSeF i Certyfikat KSeF typu 2 do kodu „CERTYFIKAT”; pobierz je z wyprzedzeniem;
• szkolenie personelu – jasne instrukcje, kiedy stosować dany tryb, jakie terminy obowiązują i jakie są konsekwencje; procedura krok po kroku minimalizuje błędy;
• monitoring komunikatów MF – wyznacz osoby do śledzenia BIP, interfejsu KSeF i mediów, włącz powiadomienia;
• plan „powrotu do normy” – kolejność i masowe przesyłanie faktur po przywróceniu KSeF, obsługa odrzuceń, ścieżki eskalacji;
• kopie zapasowe i archiwizacja – wdrożenie backupów, chmury lub rozwiązań redundantnych dla dokumentów offline;
• plan na całkowitą awarię – wzory faktur papierowych, procedury dokumentowania i późniejsza rejestracja w księgach.

Alternatywne formy uwierzytelniania i dostępu do systemów awaryjnych

Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia. Poniżej zestaw metod udostępnianych przez MF:

• Profil Zaufany – bezpłatny mechanizm logowania do usług publicznych (m.in. przez bankowość elektroniczną);
• kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) – najwyższy poziom bezpieczeństwa dla osób fizycznych;
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna (QSeal) – odpowiednik QES dla osób prawnych;
• tokeny KSeF – klucze dostępu o określonych uprawnieniach (dostępne do końca 2026 r.);
• Certyfikat KSeF typu 1 – metoda dedykowana KSeF 2.0; po jednorazowym uwierzytelnieniu umożliwia kolejne logowania.

Dobór metody zależy od skali i potrzeb: małe firmy zwykle korzystają z Profilu Zaufanego, większe organizacje wybierają QES lub pieczęć ze względu na bezpieczeństwo i elastyczność.

Wdrażanie procedur offline w aplikacjach i systemach księgowych

W pracy z KSeF można korzystać z narzędzi publicznych i komercyjnych. Oto najważniejsze rozwiązania:

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – aplikacja web (podatki.gov.pl): wystawianie/odbieranie faktur, zarządzanie uprawnieniami, pobieranie certyfikatów, praca online i offline;
• Aplikacja Mobilna KSeF 2.0 – Android/iOS: wystawianie i zarządzanie fakturami, logowanie biometryczne/PIN, obsługa kodów QR;
• e‑mikrofirma – moduł w e‑Urzędzie Skarbowym dla najmniejszych firm: wystawianie w KSeF i przekazywanie danych do ewidencji VAT;
• programy komercyjne – zintegrowane z KSeF (np. wFirma.pl, iFirma, Mizzox): automatyzacja walidacji, kopie, monitoring statusów i obsługa błędów.