Księgowość internetowa – czy warto?

Dodał: Tomasz Bednarz, w Porady księgowe . ,

W porównaniu do tradycyjnej formy prowadzenia rozliczeń firmowych, księgowość internetowa jest znacznie wygodniejszym rozwiązaniem. Przy okazji również tańszym i mniej czasochłonnym. Na czym dokładnie to polega i dlaczego warto się taką księgowością zainteresować?

Dla kogo księgowość online?

Księgowość internetowa jest opcją dostępną dla wszystkich przedsiębiorców. Bez względu na to, w jaki sposób firma się rozlicza, może to robić drogą elektroniczną, korzystając ze specjalnie w tym celu przygotowanych rozwiązań. Jednak najwięcej korzyści odniosą przedsiębiorstwa małe i średnie, gdzie prowadzona jest prosta księgowość, a liczba dokumentów wystawianych w ciągu jednego miesiąca jest stosunkowo mała. Prowadzenie księgowości online przynosi właścicielom mniejszych przedsiębiorstw spore oszczędności, bo zakup internetowej usługi kosztuje znacznie mniej niż wynosi opłata, jaką pobierałoby za dokładnie te same czynności tradycyjne, naziemne biuro rachunkowe.

laptopJak to wygląda w praktyce?

Księgowość w wersji internetowej to po prostu aplikacja, za pośrednictwem której ma się dostęp do wszystkich rozliczeń finansowych firmy. Jednak w przeciwieństwie do wielu programów księgowych, z aplikacji można korzystać nie tylko na jednym firmowym komputerze, ale i np. na tablecie lub prywatnym laptopie w domu, gdy zajdzie taka potrzeba. Jest to więc rozwiązanie bardziej elastyczne, dzięki czemu z finansami firmy można być na bieżąco także poza biurem. Aplikacja wymaga samodzielnego wprowadzania przychodów i kosztów, ale sumowaniem poszczególnych kwot zajmuje się już system, nie trzeba też za każdym razem podawać danych firmy oraz jej kontrahentów – robi się to tylko raz, potem aplikacja automatycznie wypełnia te pola na podstawie zapamiętanego schematu. Internetowa aplikacja wystawia faktury, prowadzi księgę przychodów i rozchodów, wypełnia także deklaracje podatkowe, które od razu można przesłać online do stosownych urzędów. Większość czynności jest zautomatyzowana, a obsługa interfejsu internetowej aplikacji nie powinna nastręczać trudności nawet osobom niezbyt dobrze zaznajomionym z nowoczesnymi technologiami. I co najważniejsze, wszystkie dokumenty przygotowane za pośrednictwem księgowości internetowej są traktowane dokładnie tak samo, jak dokumenty papierowe.

Co z bezpieczeństwem?

Korzystając z aplikacji, księgowością przedsiębiorca w pewnym stopniu zajmuje się sam. System wykonuje za niego wszystkie wyliczenia i przygotowuje dokumenty, ale gdy dojdzie do jakiegoś błędu, przed urzędem skarbowym tłumaczyć się będzie podatnik. Czy nie lepiej więc przekazać to zadanie licencjonowanemu księgowemu? Niekoniecznie. Dobra aplikacja jest na bieżąco aktualizowana, jeśli więc jakiś przepis się zmienił, system uwzględni to w kolejnych rozliczeniach. Od przedsiębiorcy wymagana jest w zasadzie tylko ta najbardziej podstawowa wiedza na temat finansów i podatków, co w przypadku mniejszych firm nie jest trudne do opanowania. Po drugie, wbrew powszechnym opiniom, tradycyjne biuro księgowe wcale nie ponosi odpowiedzialności za prowadzone księgi – w przypadku wykrycia błędu, to podatnik tłumaczy się przed fiskusem, tyle że może się domagać od swojego biura odszkodowania. Poza tym, korzystający z aplikacji przedsiębiorcy nie są całkowicie pozbawieni wsparcia – jeśli mają problem z rozliczeniami, zawsze mogą skorzystać z pomocy konsultantów lub zwrócić się o poradę bezpośrednio do danego urzędu.

Dodatkowe opcje

A jeśli ktoś w ogóle nie chce sobie zaprzątać głowy robieniem wyliczeń? Księgowość internetowa wciąż pozostaje atrakcyjną alternatywą dla tradycyjnej metody. Rozbudowane systemy księgowości online oferują kontakt z profesjonalnymi księgowymi, którzy wszystkie obowiązki związane z prowadzeniem rozliczeń biorą na siebie. Przedsiębiorca musi tylko dostarczyć dokumenty, w formie papierowej lub jako skany, resztą zajmuje się biuro online. Przedsiębiorca w każdej chwili może sprawdzić swoje księgi, ma pełen dostęp do archiwum, a jeśli jakieś dane się zmieniły, aktualizacji dokonuje się drogą internetową. Z księgowymi można się kontaktować telefonicznie lub poprzez e-mail.