Jak zabezpieczane są e-faktury w księgowości online?

Dodał: Tomasz Bednarz, w Księgowość internetowa - Porównania . ,

faktura elektronicznaProgramy służące do księgowości online są coraz bardziej popularne w mniejszych przedsiębiorstwach, w których w wykorzystaniu jest tzw. mała księgowość. Niewielka liczba wystawianych faktur i ograniczone obowiązki podatkowe powodują, że proste, często darmowe programy księgowości online sprawdzają się doskonale. Płatne pakiety, przy których funkcjonalność biura rachunkowe online znacznie wzrasta, dedykowane są dla większych przedsiębiorstw, które na gruncie swojej działalności ewidencjonować muszą liczne zdarzenia gospodarcze. Wybierając najlepszy dla danego podmiotu gospodarczego program do e-księgowości należy zwrócić uwagę na fakt, czy aplikacja zapewnia zabezpieczanie wystawianych e-faktur oraz w jaki sposób utrzymywane jest bezpieczeństwo w obrębie baz danych.

Zabezpieczenie cyfrowe

Wszystkie e-faktury wystawiane w programach do księgowości online powinny zostać opatrzone odpowiednim certyfikatem bezpieczeństwa. W większości przypadków w zastosowaniu są zabezpieczenia cyfrowe dokumentów z e-księgowości. Certyfikat bezpieczeństwa dołączany do e-faktur w postaci pliku PDF, przesyłanych kontrahentom informuje ich między innymi o ich zabezpieczeniu cyfrowym przed zewnętrzną ingerencją w treść. Wykorzystuje się w tym celu mechanizmy US Secure Hash Algorithm.

Oprócz tego, w certyfikacie tym powinna znaleźć się informacja, że wystawione w księgowości online faktury  są zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 roku w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Autentyczność faktur

Kontrahenci otrzymujący faktury elektroniczne w postaci dokumentu PDF mogą poddawać w wątpliwość ich autentyczność. Program księgowości online powinien gwarantować autentyczność pochodzenia takich dokumentów, a ponadto zapewniać kontrahentów o integralności ich treści i czytelności, od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia powstałego za ich sprawą zobowiązania podatkowego.

Format faktur elektronicznych

E-faktury nie powinny być tworzone i zapisywane w formacie .doc, powszechnie dostępnym i możliwym do modyfikowania przez osoby ku temu niepowołane. W dobrych programach księgowych wszystkie dokumenty tworzone są w formacie zalecanym przez Instytut Logistyki i Magazynowania oraz organizacje certyfikujące podobne dokumenty, czyli Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych SA i Krajową Izbę Rozliczeniową SA.

Polecane artykuły: Opis Małej księgowości, Informacje o księgowości internetowej, Księgowość online