Jak przekazywać dokumenty do internetowego biura rachunkowego?

Dodał: Tomasz Bednarz, w Porady księgowe .

Przedsiębiorca zlecający zewnętrznej firmie outsourcingowej prowadzenie jego księgowości firmowej, zobowiązuje się do dostarczania do biura rachunkowego niezbędnych dokumentów. W jaki sposób mogą być one przekazywane? Czy konieczne jest odbywanie regularnych, osobistych wizyt w biurze rachunkowym w każdym miesiącu?

Różne sposoby przekazywania dokumentów do biura rachunkowego

W zależności od tego, z jakim biurem rachunkowym firma ma zawartą umowę świadczenia usług rachunkowych w ramach outsourcingu, inne mogą być sposoby przekazywania dokumentów księgowych. Nowoczesne wirtualne biura rachunkowe udostępniają swoim klientom możliwość przekazywania dokumentów księgowych w trybie elektronicznym, bez konieczności wizyty w stacjonarnej placówce biura.

Wśród stosowanych form przekazywania dokumentów do biura rachunkowego wyróżnia się:

  • Przekazywanie dokumentów drogą listową, przez Pocztę Polską lub wybranego operatora pocztowego;
  • Wysyłanie dokumentów do biura kurierem,
  • Przekazywanie do biura dokumentów elektronicznie w formie skanów lub fotografii i plików elektronicznych faktur uzyskiwanych od klientów.

Ważne jest, aby dokumenty niezbędne do prawidłowego księgowania zdarzeń gospodarczych trafiały do biura rachunkowego w odpowiednim, wskazanym w umowie outsourcingowej terminie. W przeciwnym wypadku to zlecający usługę księgową musi ponieść konsekwencje braku np. złożenia deklaracji podatkowej do Urzędu Skarbowego.

Kwestia ochrony danych osobowych

Powierzając dokumenty księgowe zewnętrznemu podmiotowi, którym jest w tym przypadku biuro rachunkowe, klient musi mieć świadomość, że zawarte w nich dane osobowe są zagrożone przechwyceniem przez przypadkowe osoby. Dlatego w takiej sytuacji warto jest podpisać z biurem rachunkowym umowy powierzenia danych. Co prawda, każde biuro powinno działać z respektowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

W kręgu zainteresowania przedsiębiorcy jako administratora danych osobowych leży zabezpieczenie interesów osób, których przekazywane do biura rachunkowego dane dotyczą. Umowa przetwarzania danych osobowych podpisywana powinna być za każdym razem, gdy administrator powierza przetwarzanie danych innemu podmiotowi, np. w relacji klient i biuro rachunkowe.  Umowa powinna zostać zawarta na piśmie i musi ona uwzględniać zakres oraz cel, w jakim dane osobowe zawarte w dokumentach księgowych klienta mogą być przetwarzane.

Polecane artykuły: Mała księgowość, Księgowość internetowa, Księgowość online