Czy bez faktury można rozliczyć koszt?

Dodał: Tomasz Bednarz, w Porady księgowe . ,

Przedsiębiorcy rozliczający się z fiskusem na zasadach ogólnych, według dwustopniowej, progresywnej skali podatkowej – 18 i 32 proc. lub podatku liniowego w stawce 19 proc., za podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych biorą dochód, czyli różnicę pomiędzy przychodem, a kosztem jego uzyskania. Na jakiej podstawie wydatki ponoszone w toku prowadzenia działalności gospodarczej będą kwalifikowane do kosztów podatkowych?

Faktura podstawowym dokumentem

Generalnie, koszt ponoszony przez przedsiębiorcę, który będzie zmniejszał podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, powinien być udokumentowany. Podstawowym potwierdzeniem poniesienia takiego wydatku jest faktura lub rachunek, choć należy podkreślić, że nie są to jedyne sposoby potwierdzenia kosztu obciążającego przedsiębiorcę. Wydatki, na które nie została z różnych powodów wystawiona faktura VAT lub rachunek, mogą pod pewnymi warunkami stanowić koszty.

Inne dokumenty potwierdzające koszty

Między innymi, na potrzeby rozliczeń podatkowych i potwierdzenia poniesionych kosztów można wykorzystać bilety – autobusowe, kolejowe, promowe i lotnicze.

Na potrzeby księgowania kosztów w działalności gospodarczej można wykorzystać również paragony i inne potwierdzenia zapłaty. Tylko niektóre z wymienionych dokumentów będą pozwalały na rozliczenie podatku VAT.

Jakie koszty można rozliczać?

Aby koszt mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych kategorycznie musi być związany z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą. Wydatek powinien służyć osiągnięciu przychodu lub zachowaniu czy zabezpieczeniu źródła przychodu oraz powinien być odpowiednio udokumentowany. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wydatków firmowych wskazuje, że podstawą do włączenia do kosztów wydatków poniesionych przy prowadzeniu działalności gospodarczej mogą być dokumenty:

  • Paragony, jeśli dokumentują zakup środków czystości, materiałów BHP i materiałów biurowych, o ile zawierają dane wystawcy, datę oraz określenie rodzaju i ilości zakupionego towaru, cenę jednostkową i wartość zakupu. Na odwrocie paragonu powinny znaleźć się dane kupującego i rodzaj towaru.
  • Paragon za nabycie paliwa i olejów za granicą, o ile spełnia wskazane powyżej warunki, a wartość zakupu paliwa w walucie obcej zostanie przeliczona na złotówki według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego zakup.
  • Bilety PKP, komunikacji miejskiej, samolotowe i promowe, jeśli podróż była dokonywana na odległość nie mniejszą niż 50 km, a bilet zawiera nazwę i NIP sprzedawcy, liczbę kilometrów, numer i datę wystawienia, kwotę należności wraz z podatkiem oraz oddzielnie kwotę podatku.
  • Wyciąg z konta bankowego, na którym zapisana jest kwota opłaty pobranej za korzystanie z usług bankowych.
  • Dowody opłat pocztowych